Jak zwiększyć produktywność w pracy?

4 grudnia 2015

Coraz większa liczba przedsiębiorców skarży się, że czas przecieka im przez palce. Przychodzą do pracy i tylko zajrzą do poczty, na Facebooka, odbiorą kilka telefonów i łapią się na tym, że już jest południe, a oni jeszcze w ogóle nie zabrali się do pracy. Jak z tym walczyć? Jak zwiększyć produktywność działań własnych i swoich pracowników?

Zacznij od planowania

Nic tak skutecznie nie podnosi produktywności w działaniu jak właściwe planowanie. Zanim więc zaczniesz chaotycznie wykonywać różne czynności, jednocześnie odbierając telefony i scrollując newsfeed na Facebooku, to skup się i wyznacz swoje priorytety. Ważne, żeby nie było ich więcej niż 3. Zbyt długa lista zadań może bowiem zniechęcić do działania, a nierealność tych planów spowoduje, że zamiast na koniec dnia poczuć się zwycięsko, narośnie w Tobie frustracja, że lista nie została zrealizowana w całości.

Po ustaleniu priorytetów czyli zadań, które uznajesz za najważniejsze możesz jeszcze wskazać zadania dodatkowe. Będziesz mógł się nimi zająć, gdy zostanie Ci trochę czasu. Mając spisany plan możesz przystąpić do jego realizacji.

A teraz do dzieła – czas na realizację planów

Mając pod ręką plan zadań priorytetowych zacznij od najtrudniejszych. To one będą wymagały najwięcej uwagi i największego skupienia, a przecież to właśnie rano wypoczęty mózg pracuje najlepiej. Dzięki temu uda Ci się je zrealizować szybciej i lepiej niż wtedy, gdybyś zostawił je na koniec dnia. Dodatkowo, gdy skończysz ich wykonywanie poczujesz się zwycięsko, bo oto właśnie zakończyłeś wykonywanie najważniejszego i najtrudniejszego zadania. Skoro tak się stało, to kolejne z pewnością pójdą już jak z płatka.

Przy wykonywaniu kolejnych punktów z listy musisz jednak pamiętać o tym, że nie możesz pracować bez przerwy. Bardzo pomocna przy zwiększaniu produktywności jest tzw. technika pomodoro. Stosując ją pracujesz w interwałach, tzn. najpierw intensywnie przez 25 minut, a potem kolejne 5 przeznaczasz na chwilę oddechu, rozprostowanie kości, spojrzenie za okno. Technika ta, co dowiedziono już wielokrotnie, znacząco zwiększa produktywność.

A co z przeszkadzajkami – Facebook, poczta, telefony?

Na koniec warto powiedzieć co nieco o tzw. przeszkadzajkach. To właśnie one często niepostrzeżenie zżerają czas, który powinien być wykorzystany na efektywną pracę. Jeśli więc zamierzasz zwiększyć produktywność, to musisz ograniczyć dostęp do tych narzędzi. Zamknij więc Facebooka, pocztę i wycisz telefon w czasie tych 25 minut, w których chcesz maksymalnie skupić się na wykonywanej pracy. Zajrzyj do nich później, gdy już priorytetowe zadania z listy zostaną wykonane. Gwarantuję, że klient, który poczeka na odpowiedź na maila kilka godzin nie obrazi się, a dzięki zastosowaniu tej metody Twoja produktywność zdecydowanie wzrośnie.