Czy i kiedy trzeba wysyłać fakturę pocztą?

2 marca 2016

W dobie elektronicznego obiegu dokumentów faktury wysyłane tradycyjną pocztą powoli odchodzą do lamusa. Są jednak sytuacje, gdy trzeba wysłać fakturę pocztą. Chcecie wiedzieć jakie?

Faktura elektroniczna – regulacje prawne

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wysyłanie faktur drogą elektroniczną wymaga uzyskania od nabywcy zgody na taką formę wysyłki. Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie. W wielu sklepach świadczących usługi online zgoda ta jest uzyskiwana jednocześnie z akceptacją regulaminu.

Jest ona po prostu jednym z jego punktów i wyrażenie zgody warunkuje dalszy przebieg transakcji. Gdy klient nie wyrazi na to zgody, transakcja nie może być przeprowadzona. Co ważne, nie jest to działanie niezgodne z prawem.

Faktura tradycyjna

W obiegu dokumentów pomiędzy firmami od paru lat zdecydowanie króluje forma elektroniczna. Dzięki temu zaoszczędza się nie tylko sporo czasu i papieru, ale także do zera obniża się koszty jej wysyłki. Może się jednak zdarzyć, że niektórzy kontrahenci będą woleli otrzymywać faktury pocztą tradycyjną. W takiej sytuacji, sprzedawca może odmówić świadczenia usługi lub zgodzić się na jej wykonanie i wystawioną fakturę wysłać pocztą tradycyjną, zgodnie z wolą nabywcy.

Niektórzy usługodawcy masowi, przechodzą całkowicie na faktury w formie elektronicznej. Gdyby jednak ktoś wolał pozostać przy fakturze tradycyjnej, to będzie musiał ponieść koszt takiej usługi. Warto jednak pamiętać, że w sytuacji, gdyby do firmy dwukrotnie została wysłana faktura, raz w formie elektronicznej, a raz w formie papierowej, to wówczas dla potrzeb księgowości i podatków wiążąca jest ta faktura, która wpłynęła pierwsza. I to niezależnie od tego, w jakiej formie została dostarczona.