Samochód prywatny do celów firmowych – jak i co wliczać w koszty?
4 marca 2016
W wielu rodzajach działalności korzystanie z samochodu jest konieczne. Gdy do celów firmowych wykorzystywany jest samochód prywatny, często pojawia się pytanie, czy koszty związane z jego eksploatacją można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Warunkiem skorzystania z możliwości wliczania w koszty wydatków związanych z eksploatacją samochodu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W ewidencji tej muszą się znaleźć:
- dane właściciela pojazdu,
- numer rejestracyjny i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- data wyjazdu i cel podróży,
- opis trasy wraz z ilością przejechanych kilometrów,
- stawka za km i obliczona kwota (przejechane km x stawka),
- podpis przedsiębiorcy.
Aktualne stawki za km obowiązują od 2007 r. i są uzależnione od pojemności pojazdu. Wynoszą one:
- 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3,
- 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3.
Wyliczoną na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu kwotę na koniec miesiąca wpisuje się do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przy rozliczaniu warto jednak pamiętać, że w ten sposób można rozliczać wyłącznie podróże służbowe, a więc te, które zostały odbyte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Warto również wiedzieć, że ewidencja przebiegu pojazdów może być wykorzystywana nie tylko w celu rozliczania kosztów podróży służbowych samochodem właściciela firmy, ale również samochodami pracowników. Prowadząc ewidencję, pracownicy mogą rozliczać się z pracodawcą, a on koszty ich podróży służbowych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Co jeszcze można wliczać w koszty?
Poza kosztami wynikającymi bezpośrednio z kilometrówki, w koszty uzyskania przychodu można również zaliczyć inne wydatki eksploatacyjne. Należą do nich:
- koszty zakupu paliwa,
- opłaty parkingowe i za przejazd autostradą,
- koszty napraw i części zamiennych,
- składki na ubezpieczenie OC i AC,
- przeglądy i serwis.
Trzeba jednak pamiętać, że w koszty nie można wliczyć wydatków na ulepszenie pojazdu. Nie są to bowiem bieżące wydatki eksploatacyjne. Nie można więc wliczyć kosztów założenia instalacji gazowej, choć jej późniejszy serwis czy koszty napraw będzie już można w kosztach uwzględniać.