Wirtualne biuro – czy to legalne?

27 października 2015

Od paru lat w Polsce prężnie rozwija się rynek wirtualnych biur. Jest to rozwiązanie, które sprawdza się zwłaszcza na początku prowadzenia działalności. Wirtualne biuro rodzi jednak wiele wątpliwości, dlatego postaramy się wyjaśnić jak to działa.

Wirtualne biuro – co to jest?

Wirtualne biuro to adres, pod którym rejestrowana jest działalność gospodarcza. W praktyce wygląda to tak, że firma świadcząca taką usługę jest najemcą powierzchni biurowej, a w ramach świadczonych przez siebie usług podnajmuje powierzchnię i zezwala na rejestrację działalności gospodarczej pod tym adresem.

Oczywiście usługa ta jest odpłatna, a wysokość kosztów zależy od zakresu świadczonych przez wirtualne biuro usług. Mogą one bowiem obejmować nie tylko użyczenie adresu, ale także obsługę sekretarską, z odbieraniem i skanowaniem korespondencji, odbieraniem i przekierowaniem rozmów telefonicznych czy reprezentowaniem firmy przed instytucjami typu ZUS czy US. Wirtualne biura świadczą również usługi podnajmu powierzchni konferencyjnej czy wynajem stanowisk pracy na godziny czy dni.

Czy to legalne?

Wiele osób ma jednak wątpliwości czy to działanie jest legalne. Wiele się przecież słyszy o nieuczciwych firmach, które korzystają z tego typu usług i posiadanie samego adresu, pod którym nie ma żadnego z pracowników firmy budzi pewne kontrowersje. Jednakże wątpliwości te są zupełnie bezzasadne. Wirtualne biuro to legalna usługa, pod warunkiem, że firma świadcząca taką usługę ma zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim. Zanim więc podpisana zostanie umowa najmu, to koniecznie trzeba to sprawdzić. Warto również pamiętać, że jeśli zarejestrujemy działalność gospodarczą w wirtualnym biurze, to właściwym US będzie ten, pod który podlega siedziba firmy, a nie adres zamieszkania jej właściciela.

Czy to się opłaca?

Na koniec powstaje pytanie komu wirtualne biuro może się opłacać? Wydaje się, że jest to doskonałe rozwiązanie dla firm, które dopiero zaczynają swoją działalność, zależy im na prestiżowym adresie, ale nie potrzebują faktycznej siedziby, bo usługi świadczone są u klienta lub online. Dzięki wynajęciu wirtualnego biura mogą posługiwać się prestiżowym adresem na swoich materiałach reklamowych, a koszt z tym związany jest wielokrotnie niższy niż w przypadku wynajmu realnego pokoju biurowego. Kusząca może być również opcja korzystania z obsługi sekretarskiej, która również jest tańsza niż zatrudnienie własnej sekretarki.